23 Feb 인보이스 생성에서 카드 결제까지 한방에 해결할 수 있는 Freshbooks

비즈니스를 하면서 누구나 한 번쯤은 고민해봤을 법한 빠르고 쉽게 인보이스 만드는 방법과 해외로부터의 송금을 기다리다 지친 적이 있으실 것 같습니다. 하세스트 역시 비슷한 고민을 하던 중에 새로운 그리고 작지만 강력한 툴을 발견하였습니다.

개인 또는 회사가 해외에서 송금을 받아야 하는데 상대방측에서 인보이스를 만들어 보내달라고 한다? 본인이 운영하고 있는 쇼핑몰에서 해외 구매자에게 돈을 받아야 되는데 빠른 결제로 돈을 빨리 받고 싶다 ? 돈을 빨리 받아야 하는 상황인데 계좌의 Swift Code, 은행 주소, 계좌 번호….왠지 송금 받기 전에 지치는 것 같은 느낌이 든다? 돈을 받아야 하지만, 인보이스 보낼때 괜시리 개인 메일로 보내면 괜히 푸쉬하는 느낌이 든다?

여기 여러가지 고민들을 해결할 수 있는 Freshbooks (후레쉬북)을 소개합니다.

 

간단하지만 강력한 회계 시스템 – 후레쉬북 (Freshbooks)

 

후레쉬북? www.freshbooks.com

2004년에 캐나다에서 만들어진 회사로 특히 개인, 중소규모에 있어서 특성화된 어카운팅 시스템을 전문적으로 만드는 회사입니다. 회사가 만들어진 2004년에서 10년 후인 2014년 300억을 VC (벤쳐 캐피탈)로 투자받아 현재 계속 큰 성장 보여주고 있는 회사로, 작년 말 선 보인 클라우드 시스템은 여태까지 개인적으로 써본 인보이스 및 페이먼트 (대금 받기)와 관련한 가장 쉽고 완벽한 시스템입니다.

우선 2년여 정도 전부터 하세스트와 하세스트 여타 클라이언트들을 위해 써오고 있는데 Intuit사에서 만든 Quickbooks와 함께 전세계에서 가장 많이 사용되고 있는 어카운팅계의 Google입니다.

후레쉬북의 강점들

– 쉬운 세팅, 누구나 5분이면 세팅완료 후 쉽게 인보이스 생성및 해외 송금을 쉽게 받을 수 있습니다.

– 쉽고 완벽한 프로페셔널한 인보이스 만들기

– 스피디한 온라인 결제

– 신용카드로 결제 받기 (Paypal, Stripe등과의 통합 필요)

– 클라우드를 통한 쉬운 수입과 지출 관리

– 모바일 어플리케이션의 강력한 기능들 (아이폰에서 지문 인식 로그인)

– 핸드폰을 통한 지출 내역 사진으로 내역 저장

– 인보이스 발송 후 상대방이 인보이스를 봤는지, 페이를 했는 지등의 상황에 대한 실시간 트래킹 및 업데이트

– 자동 리마인더 발송 (인보이스 발행 후 3차례 자동으로 리마인더 발송 가능)

– SKU (Stock  Keeping Unit, 재고 물량 관리) 관리

– 30일간 완전 무료 (지금 체험하기 클릭)

추천 그룹 

– 해외에서 송금을 받을 일이 필요한 프리랜서

– 온라인 쇼핑몰

– 소/중규모 회사

– 카드 결제를 받을 일이 있는 모든 개인 유져

– 많은 인보이스를 만들거나, 인보이스 생성시 빨리 그리고 프로페셔널하게 만들기를 원하는 개인및 회사

우선 위와 같이 접속을 하면 위와 같은 화면이 나오는데 여기서 간단한 정보들과 리뷰등을 볼 수 있다. 여기서 Try it Free 버튼이나 Try It Free for 30 Days를 버튼을 누루면 아래와 같은 페이지로 이동하게 됩니다. 

여기에 Company Name란에는 회사명 또는 개인인 경우는 닉네임등과 같은 차후에 인보이스를 보내는 사람이 쉽게 자신임을 알아 볼 수 있는 이름으로 쓰고, 이메일 주소를 넣은 후 아래 버튼을 클릭합니다.

후레쉬북에서 사용할 이름과 패스워드 그리고 후레쉬북을 알게된 계기를 간략하게 넣습니다.

개인 및 회사에 대한 내용을 집어 넣는 부분으로, Industry 부분은 위 이미지의 예시와 같이 BSL Company가 판매를 하는 회사라 가정시 Retail, 그리고 My Business is 부분에서는 등록된 회사의 구분인데, 북미권과 유럽, 한국의 회사 기준은 어느 정도는 차이가 있지만 크게 4가지로 구분되고 1인 기업및 개인이라면 Sole proprietorship으로 넣고, 회사 규모가 2인이상이라거 규모가 있는 유한 / 중소기업이라면 Corporation / LLC로 체크, 그리고 회사가 얼마나 오래되었는지 여태까지 어떻게 회계 일을 해왔는지에 대한 내용을 클릭한 후 패스하면 됩니다. 이 부분은 그렇게 중요한 부분은 아니기에 정확히 모르겠다면 위와 같이 세팅 후 차후에 수정해도 좋습니다.

클릭하시면 위와 같은 페이지가 나오고, 중요하게 체크할 부분은 아래와 같습니다.

Settings

: 처음으로 작성을 해야되는 부분으로 회사의 주소및 카드로 결제시 필요한 Paypal, Stripe (또다른 결제 서비인 스트라이프는 현재 이 글을 쓰는 시점에서는 한국은 서비스 국가 아니기에 한국에서는 현재 페이팔과의 연계만이 가능합니다.) 또한 세금 정보 부분 (해외로 인보이스시 무관, 한국 국내용이라면 10%) 그리고  인보이스 템플릿 변경등을 할 수 있는 메뉴입니다.

People

: 이 부분에서 인보이스를 보내 돈을 받을 사람, 회사 즉, 클라이언트 (Client)에 대한 정보가 들어가는 부분입니다.

Invoice

: 이 부분에서 인보이스를 만들고 발송을 하는 부분. 참고로 인보이스를 만들기전 가인보이스 (견적서)를 보낼 필요한 경우에는 Estimates에서 견적서를 만들어 보낼 수 있습니다. 특히 이 기능은 시간당으로 결제를 받는 업체에서 빛을 발하는 기능입니다.

Buy Stamps

: 후레쉬북에서는 온라인에서 인보이스를 보낼 수 있을뿐만 아니라 일반 우편으로도 (Snail mail) 보낼 수 있는 서비스를 제공합니다. 미국내는 Stamp 1 장, 그외 국가는 2장이 필요하고, 가입시 2 장이 무료로 제공됩니다.

Pricing & Upgrade

: 이 곳에서 30일의 무료 기간이 끝나면 여기서 유료 버젼으로 업그레이드를 할 수 있습니다. 유료 변경시 가장 낮은 플랜인 5 클라이언 기준으로 한달내 15,000원 정도의 금액으로 매달 사용가능하십니다.

Settings 부분에서 위와 같이 주소를 입력하고 가장 중요한 부분인 Accept Credit Cards 부분으로 가면, 아래와 같은 페이지가 보입니다.

Activate Paypal 부분을 클릭하면 위와 같은 팦업이 뜨는데, 여기서 본인의 Paypal 주소를 입력하면 아래 페이지와 같이 바로 확인이 가능하십니다. (Paypal 어카운트가 없는 분이라면, paypal.com 에서 우선적으로 만들기를 추천드립니다.)

위와 같이 Paypal is enabled로 변경되면서 송금을 받을 수 있게 됩니다. 그럼 Invoice를 받는 사람을 세팅하는 곳인 People 메뉴에서는 아래와 같이 세팅합니다.

People에서 Add Client 부분을 클릭하면 위와 같이 보이고 인보이스를 받는 상대방의 정보를 기입 후 아래의 SAVE를 클릭 후, Invoice 메뉴로 이동합니다. (여기서 회사면 아래에 있는 통화는 USD, EUR등 변경 가능하며, 언어는 한국어는 없기에 English로 세팅하고, 한국원화의 경우 표기는 가능하다 실제 페이먼트를 받을때는 원화로 받을 수 없습니다. 즉 결제 금액은 USD, EUR과 같은 통화로 표기하시면 좋습니다.)

Invoice Menu에 처음 들어오게 되면 위와 같은 메세지가 뜨는데, 인보이스를 받는 사람이 발행자에게 돈을 주는 목적이 아이템의 구입인지, 서비스에 시간에 대한 차지로 돈을 받는 것인지에 대한 구분으로 일단은 차후를 위해서 Both 부분으로 클릭하고 패스합니다.

 

위와 같이 인보이스를 적용하여 예시를 만들면 아래와 같이 만들 수 있습니다.

위의 예시와 같이, 만약 BSL에서 만든 Logo T Shirts판매시, Item란에는 아이템 이름 또는 제품 코드를 넣고, Description부분에서 아이템에 대한 상세 설명을 넣습니다. Terms부분은 Set Default Terms 클릭시 차후 인보이스 발행시에도 사용할 수 있는 Default모드로 사용할 수 있는데 위와 같이, 은행 주소, 스위프트 코드 (스위프트 코드는 여기서 확인 가는하십니다.), 계좌 번호를 넣고, 보통 언제까지 입금을 해야한다런지 인보이스 생성 후 며칠내 입금하는 지등을 알려주는 섹션입니다.

Save As Draft

: 드래프트 버젼 (가버젼)으로 우선 저장하는 메뉴입니다. 인보이스를 상대방에게 보내기 전에는 굉장히 신중해야 하기에, 우선 Save 한 후 두 번 정도는 다시 보기를 권유드립니다. PDF로 다운로드 받아서 다시 한 번 체크하면서 꼼꼼히 살펴보시면 좋습니다.

Send  by Email

: 클릭시 실제로 발송을 할 수 있는 부분입니다.

Send by Snail Mail

: 일반 우편 보내기로, 이건 꼭 필요할 때 (즉 악성 채납자들에게 마지막 권고 정도로 쓰는)만 쓰는 것으로 여기면 됩니다. 2년간 사용하면서, 하세스트 클라이언트의 어카운트로 룩셈부르크의 잘 연락이 안되는 리테일러에게 보내본 적이 딱 한 번 있을 정도로 자주 사용하는 메뉴는 아닙니다. 그럼 아래와 같이 실제로 인보이스를 만들어 볼 수 있습니다.

Send by Email을 클릭시, 위와같은 페이지가 나오는데 Message부분에서는 한국어등 필요에 의한 언어로 수정 변경할 수 있습니다. Send invoice by Email을 클릭시 정말 이메일로 인보이스를 보내게 됩니다. 클릭시 상대방의 이메일함에는 아래와 같이 이메일이 전달됩니다. 동시에 후레쉬북에 가입된 이메일 주소로 확인 메일을 받으실 수 있습니다.

상대방이 이메일을 받고 이메일 내에 기재된 링크를 클릭시 아래와 같은 페이지가 보이게되고, 인보이스 리뷰 및 대금을 바로 결제 할 수 있게 됩니다.

클릭시 위와 같은 페이지로 이동하여 Pay Online클릭하면 Credit Card 결제를 바로 할 수 있게됩니다. 상대방이 페이팔 계정이 있다면 결제는 단 10초만에 이뤄질 수도 있습니다. 또한 인보이스를 받는측에서 PDF를 클릭한다면 PDF버젼으로 다운도 가능하여 보관도 용이합니다.

후레쉬북 기능 중 가장 훌륭한 기능 중에 하나인 Status update 부분으로 Email tracking system을 통해 상대방이 메일을 열어 인보이스를 확인했는지등을 알수가 있습니다. 위와 같이 여러 Status를 확인할 수 있고 페이 결제 완료시 역시 이메일로 확인 메일을 자동으로 받을 수 있으며 후레쉬북내의 인보이스는 자동으로 PAID라고 인보이스상에 스탬프가 자동으로 찍히게 됩니다. 크레딧 카드로 결제 받지 않는 경우도 Enter Payment 부분에서 해외 송금과 같은 선택 사항이 있어 업데이트를 하면 역시 PAID로 변경하실 수 있어 차후 수입 내역 체크하시기 편합니다.

또한 후레쉬북의 멋진 기능 중 하나로, PDF버젼에서 인보이스 하단에 Payment Sub부분에서 신용카드등으로 페이를 할 수 있는 링크와 인보이스에 해당하는 비밀번호가 기재되어 있어, 이메일이 아닌 PDF로만 전달을 하더라도 상대방이 온라인으로 결제가 가능합니다.

핸드폰 어플리케이션 (다운로드 : iPhone, 안드로이드)

여태까지 Windows, Mac등의 브라우져에서 후레쉬북의 사용법을 알아봤는데, 후레쉬북은 Apple Store와 Google Play에서 모바일앱 버젼도 있어서, 어플리케이션 통해 인보이스 생성및 발송, 인보이스에 있어서의 Status확인 그리고 지출 내역을 위해 영수증을 사진으로 찍어 올리면 역시 웹 버젼에서도 확인 할 수 있어, 지출과 수입을 Overview에서 볼 수 있는 편리한 기능이 많습니다.

결론

우선 후레쉬북은 해외로의 인보이스를 보낼때 그리고 송금을 받는데 강력하고 빠른 수단으로, 우리나라와 같이 카드 결제에 대한 승인이 까다로운 곳에서 바로 송금을 받을 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 그리고 업계에서 얘기하기를 후레쉬북을 통하여 결제 요청시 평균 11일 정도 페이먼트를 더 일찍 받을 수 있다고 합니다. 인보이스를 받는 사람의 편의가 그만큼 좋다는 얘기가 될 수 있고, 사용자의 입장에서는 귀찮은 인보이스 생성시간을 크게 단축 시킬 수 있고 API를 통해 여러 다른 여타 앺들과 연계하여 사용할 수 있어 업무 자동화에 큰 힘이 될 수 있는 시스템입니다. 또한 돈을 받아야하는 사람 입장에서 개인 메일로 상대방에게 메일을 보낼때 가끔은 불편한 경우가 생기지만 후레쉬북을 통해서는 감정 이입이 안들어간 인보이스 전달로 커뮤니케이션 늬앙스를 조정할 수 있습니다.

다만, 매달 비용이 기본 플랜으로 15,000원이라는 부담되지 않는 선이지만, Paypal및 스트라이프를 이용시 그들이 떼어가는 수수료가  3%정도대가 되기에 한 인보이스에 5,000 USD 이상의 큰 금액을 카드로 받기에는 이상적이지 않을 수 있습니다. 큰 돈을 카드로 결제시 Paypal의 프로페셔널 플랜을 사용하여 수수료를 낮추거나 페이를 하는 상대방에게 3%를 추가하는 방법이 있습니다만 소/중규모의 비즈니스라면 양쪽다 좋진 않습니다.

마지막으로, 2년여 사용하면서 후레쉬북을 통해 많은 시간을 세이브할 수 있었고, 특히 회사 회계를 도와주는 회계사와의 일이 훨씬 더 간편해졌고, 더 빨리 입금을 받을 수 있어서 비즈니스 뿐만 아니라 정신 건강도 좋아진 느낌입니다. 아직까진 한국에 잘 안 알려진 서비스이지만 누구나 위에서 설명한대로 스텝을 밟아 나간다면 5분이면 누구나 세팅할 수 있기에 적극 추천드립니다. 특히 B2B, B2C 관련한 업종뿐만 아니라 프리랜서분들에게는 정말 강력한 무기가 될 수 있을 것이라고 생각합니다.

사용하시면서 궁금한 내용이 있다면  본 게시물의 댓글을 남겨주시면 친절히 알려드리도록 하겠습니다.

참고 유튜브 비디오 

 

 

Freshbooks

1655 Dupont St. Suite 250, Toronto, ON M6P 3T1 Canada

 

 

* 본 리뷰는 Affiliate Program을 통해 이뤄졌습니다.