하세스트 리포트 – 영어로 이메일 쓸때 주의해야할 점 10가지

하세스트 리포트 – 영어로 이메일 쓸때 주의해야할 점 10가지

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www.harsest.cominfo@harsest.com : Stockholm, Sweden

 

비즈니스 분야마다 다르지만 현재 비즈니스의 많은 부분은 텍스트 기반으로 많이 이뤄지고 있다. VOIP와 메신져가 많이 사용되어진다고 하더라도, 중요 사항은 Email로 전달되어지고 커뮤니케이션이 이뤄지는 주된 수단이기에 반듯한 이메일 하나가 비즈니스와 브랜드의 밸류를 좌우할 수 있는 중요한 역할을 하기도 한다. 이번 리포트에서는 미국의 유명 마켓터이자 기업들의 직원 교육및 강의를 하는Barbara Pachter(바바라 패쳐)의 “The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success“라는 책에서 언급되었던 중요 부분을 모아 실제 케이스와 함께 이메일 에티켓 10가지를 소개해본다.

01. 회사 이메일 사용

첫번째로 이 부분을 선정한 이유는 실제로 한국에서 비즈니스를 하는 많은 사람들도 실수를 많이 하는 부분으로, 아직도 Naver, Gmail, Daum등과 같은 계정의 이메일을 사용하는데 이건 일단 굉장히 비프로페셔널하게 보일뿐더러, 회사 도메인 네임이 딸린 이메일 주소가 아니라면 이메일 내용상에 어떤 비즈니스를 하는지 홈페이지는 어딘지를 설명을 안해놓는 경우는 상대방이 본인이 어떤 회사를 운영하는지 알 수가 없다. 예를들어 iahteyourfather18@naver.com, sexygirl1004@daum.net이라는 이메일로 비즈니스를 이야기한다고 생각하면 이미 좋은 비즈니스를 생각하긴 힘들다.  또한 위와 같은 이메일 제공자로부터의 이메일로 이메일 했을 경우, 이메일에서 어떤 회사를 운영한다고 말을 하더라도 신뢰가 가지 않는 경우가 있어, 스팸으로 생각할 경우도 많다. 이건 어떻게 생각을 하던 가장 기본이되는 것이기에 반드시 firstname@companyname.com과 같은 식으로 이메일 주소를 만들어 사용하고, 한국어 이름이 영어로 했을 경우 한국지역외의 사람들이 발음이 힘들 것이라 판단하면 아예 영어 이름을 하나 만들기를 추천한다. Cafe24와 같은 호스팅 서비스에서 제공하는 이메일 서비스가 맘에 들지 않는 다면 또는 해외 출장이 많아 해외에서의 이메일 서버가 느리거나 잦은 문제를 만든다면 Google에서 제공하는 Google Enterprise Email 서비스 사용을 적극 추천한다. (첫 한 달 무료, 두번째달부터 3유로)

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02. 이메일 폰트와 폰트 색깔

이메일에 있어 중요한 것 중 하나는 이메일을 보내는 사람이 Serious한 느낌을 전달하면서 본인의 캐릭터를 어느정도 전달할 수 있어야 하는데, 사람마다 다르겠지만 검정색이 아닌 다른 색깔의 폰트로 이메일을 받는 경우 개인적으로는 일단 다소 여러 생각을 하게끔 되는 것은 사실이다. 파랑색으로 보내는 사람의 경우도 몇번 봤지만, 파랑색은 홈페이지등의 링크가 파랑색으로 표현되기에 구분에 있어서 힘든 경우도 있기에 가장 보편적으로 검정색을 쓰기는 것을 권장하며, 영어 폰트에 있어서도 가장 많이 쓰는 대중적인 폰트를 골라 쓰면 가장 안전하다. Bloomberg지 2015년 7월의 기사에서는  가장 추천하는 폰트로  Georgia, Verdana를 비추하는 폰트로는 Helvetica, Arial을 꼽았다.

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03. 최대한 직접적이고 전달하는 내용을 함축할 수 있는 제목

이메일을 보낼때 제목의 선정에 있어 고민을 하였던 적이 없었던 사람은 없을 것 같은데, 추천하는 이메일 제목 정하기로는 가장 클리어하고 이메일 내용에서 전달하고자 하는 핵심 몇 단어및 문장으로 전달한다. 지금 Email의 Inbox에서 유명 해외들에서 받은 광고성 메일이라던지 주고 받았던 메일 제목을 보면서 스터디를 해도 좋을 것 같은데, 소셜 미디어 마케팅 전문가인 Amy Porterfield의 이메일 제목을 예로들어 보자면 “The #1 Question I Get Asked ALL THE TIME”이라는 제목으로 메일 보냈다. 본인이 “항상 가장 자주 듣는 질문”이라는 제목으로 굉장히 클리어하게 제목을 보고 이메일 내용을 짐작할 수 있으며 “ALL THE TIME”부분을 대문자로 써서 강조하였다. 이와 같이 영어로 보내는 경우에 있어서는 보다 수평관계이기에 제목에서 “안녕하세요”와 같은 인사는 생략하고 이메일 내용에서 언급하는 내용을 직접적으로 간결하게 표현해주는 것이 좋다.harsest-report-06-04

04. Reply All 또는 CC할때는 신중히

전체 답장하기에 있어서는 실제적으로 답장을 받아야 하는 사람들만 선정하여 보내는 경우 외에 반드시 꼭 필요할 시에만 Reply All로 답변을 하고, CC는 수신자와 CC에 첨부되는 사람이 어떤 관계인지를 먼저 생각한 후 신중하게 사용해야 된다. 예를 들어, 수신자가 CC에 첨부되는 사람보다 낮은 직급이라면 수신자에게 메일 보내는 내용 자체가 수신자에게는 압박한다는 느낌이 있을 수 있기에 이메일을 여러 번 보냈는데 답장이 안온다거나, 계약서 또는 대금 처리와 같이 중요한 일외에는 CC를 넣지 않도록 한다.

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05. 시그내쳐 부분은 선택이 아닌 필수

메일을 보낼 시 아래에 들어가는 서명 부분이 없는 경우 역시 이메일 내용이 깔끔하고 좋았더라도 비프로페셔널하게 보일 수 있다. 서명란에는 기본적으로 이메일 주소, 이름, 회사 이름, 전화 번호, 회사 주소, 직책이 기본적으로 들어가며 신뢰가 필요한 세일즈의 경우에 있어서는 프로필 사진을 집어넣기도 한다. 시그내쳐를 이미지화 하여 첨부하는 경우가 있는데 이미지화하기보다는 텍스트 위주로 하기를 권장하는데, 그 이유로는 이미지가 첨부된 경우 받는 사람이 화일 첨부했을 것이라고 생각하는 경우가 많기에, 혼돈을 피하기 위해 텍스트 위주로 서명을 만들며, 꼭 이미지가 들어가야 하는 경우 코딩을 하거나 시그내쳐를 만들 수 있는 Mailbutler와 같은 플러그인등을 사용한다.

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예시> 현재 사용하고 있는 6개의 각기 다른 이메일 시그내쳐

06. 호칭의 구분

Hello와 Hi는 괜찮지만, Yo라던지 What’s up은 왠만큼 친한 사이가 아니라면 사용을 안하는 것이 좋다. 또한 Nicholas가 상대방의 이름이라면 Nick이라고 불려진다고 한들 Nicholas라고 쓴다  – Mike는 Michael, Chris는 Christopher등 과같이. 실수를 하는 것보다는 안전한 것이 낳다.

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07. 느낌표 또는 대문자 사용에 있어서는 신중히

Can you send me email back as soon as possible? 과 CAN YOU SEND ME EMAIL BACK ASAP?의 느낌은 대문자로 쓴 내용은 누구나가 생각할 수 있듯이 응급한 경우로 해석하기보다는 다소 화가 났거나 불만의 표시라고 느껴질 수 있다. 대문자의 사용은 어떤 경우에서도 자제하는 것이 좋고, 느낌표 !의 경우에 있어서도 음성적으로는 오해를 사지 않을 수 있는 내용도 부적절한 곳이라거나 해석이 다중적으로 사용될 수 있는 이메일에서는 느낌표 하나가 이메일의 흐름을 좌우할 수도 있다.  또한 여러개의 느낌표를 쓰는 경우는 이메일의 무게를 가볍게 만들 수도 있기에 느낌표는 신중히 사용한다. “It was a pleasant time having a meeting with you !!!!!!” 시어리어스 한 미팅을 한 후 이런 이메일이 왔다고 생각하면 유치한 느낌을 지우기 슆지 않다.

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08. 유머러스한 표현, 오지랍은 상대방에게는 비호감이 될 수도

“So I heard you got married 4 years ago. Let me send you some gift for your child ?” 이렇게 보낸 이메일에서 수신자가 불임 남성이거나 여성인 경우 얼마나 불편해질 수 있는지, 얼굴이 화끈 거릴 수 있는지를 생각한다면, 우선 유머러스한 표현및 넓은 오지랍은 정말로 친하고 이 것 저 것 잘 아는 관계에서만 사용하고, 유머러스한 코드라고 생각한 내용이 이메일을 받는 사람은 불편해할 수 있는 농담도 있을 수 있다.  불필요한 내용을 집어넣는 것보단 스트레잇한 비즈니스 이야기를 하는 것이 훨씬 좋다. 이메일이 너무 차갑게 느껴진다면 얼굴을 보고 만나는 경우 따듯함을 보여주는 편이 여러가지 면에서 유리하기도 하다.harsest-report-06-09

09. 이메일 내용은 어떤 누가 보더라도 투명하고 클리어하게

이메일 내용 부분에 있어서는 첫 두 줄 정도에서 안부 인사를 그리고 한 칸 띄운 후 전달하고자 하는 내용을 집어넣는데, 전달 내용이 두 가지 이상이라면 숫자 또는 점 (Bullet Point)를 사용하여 구분하여 클리어하게 군더더기 없이 보내주면 보는 사람도 알아보기 쉽고 활로우업 하기 쉬워진다. 특히 문화적 배경이 각각 다른  국가들 예를 들어, 물론 사람마다 다르지만 국가적 대체적 구분으로 보자면 북유럽과 독일의 경우는 안부 인사는 생략하고 초간소화하고 직접적으로 이메일을 쓰는 편이 많으며 중국,일본,중동의 국가는 수직적인 사회적 관계로 비즈니스 이야기를 꺼내기 전 다른 이야기를 하는 경우가 많다.

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예시> “첫 인사 – 전달 내용  – Thank you” 사이에 두 칸씩을 띄워 보다 전달 내용에 더 집중하였고, Bullet Point를 사용하여 간결하고 스트레잇한 이메일.

10. 이메일 보내기 전 두번 다시 읽어 보기 (Proofreading)

영화 Internship에서 앤 해서웨이가 엄마에게 보낸 이메일을 삭제하기 위해 부하를 시켜 집에 찾아가 컴퓨터에 접속하여 삭제하는 장면이 나오는데, 이와 같이 이메일을 완성하기전 실수로 메일을 보낸 적이 있거나 완성되지 못한 이메일 또는 짧은 생각으로 “보내기”버튼을 눌러 후회한 적이 누구나 한번쯤은 있을 것 같은데, 여기서 추천 해줄 수 있는 방법은 두가지가 있다. 우선 이메일을 다 쓴 후 최소한 두 번이상 읽어보고 한가지라도 오해를 사거나 군더더기가 있는 메일이라면 수정하여 완벽한 버젼을 만들며, 또한 받는 사람 이메일 주소를 아예 메일 작성시 넣지 말고 보내기 버튼 바로 클릭 직전에 받는자의 이메일 주소를 넣어 실수를 최소화 한다. 위와 같은 방법으로 습관화한다면 실수를 최소화할 수 있다.harsest-report-06-11확인하고 확인하고 다시 확인한 후 메일을 보내자. 바보가 되는 건 한 순간.

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