하세스트 리포트 – 작업 속도를 높일 수 있는 추천 어플리케이션 4가지

하세스트 리포트 – 작업 속도를 높일 수 있는 추천 어플리케이션 4가지

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하세스트 리포트 – 작업 속도를 높일 수 있는 어플리케이션 4가지

점점 더 많은 비즈니스가 온라인에서 이뤄지고 있고, 점점 더 많은 비즈니스가 홈페이지, 소셜 미디어, 이메일등으로 집중되고 있고, 점점 더 시간을 단축할 수 있는 많은 어플리케이션등이 소개되어지고 있고 이런 어플리케이션의 사용의 가장 큰 이유는 보다 정확하고 보다 빠르게 일을 처리함에 초점이 맞춰지고 있는데, 이번 리포트에서는 업무 향상성에 도움이 될 수 있는 시간 단축 어플리케이션을 소개합니다. 

보통 사람은 시간을 소비하는 것에 마음을 쓰고, 재능 있는 인간이 마음을 쓰는 것은 시간을 이용하는 것이다. -쇼펜하우에르-

A씨는 엑셀에서 가로로 정렬된 숫자들을 메모장에 세로로 정렬하는 작업을 하고 있고, 열심히 Ctrl+C, Ctrl+V로 이리 저리 두 뛰어진 프로그램을 왔다갔다 하면서 하고있다. B씨는 이메일을 여러명에게 보내는데 CC로 단체 메일처럼 보낼 수 없는 이메일을 각각의 사람에게 전달하기 위해 미리 만들어 놓은 이메일 템플릿을 Ctrl+C, Ctrl+V로 한 후 이름및 간단한 내용을 적당히 조절하며 메일을 보내고 있다. C씨는 Mac 유저로서 메일을 보내고 엑셀화일을 오픈하기 위해 Dropbox에 있는 화일을 찾기 위해 Finder로 간 후 Dropbox로 이동 후 폴더를 찾아 화일을 찾고 있다. D씨는 인터넷 검색을 하루에 2시간씩 할애하는 카피라이터로 빠른 검색을 위한 어플리케이션을 찾고 있다.

시간은 돈 그리고 “비즈니스”이기도 하다. 우리가 쉽게 경험할 수 있는 A,B,C,D씨와 같이 우리 주변의 많은 사람들을 위해 시간을 단축할 수 있는 어플리케이션들이 존재하고 있고, 이런 어플리케이션들을 한 번 다운로드 받은 후 사용자에 맞게 최적화하여 커스텀화 한다면 단순한 업무와 마우스를 사용하지 않고 단축키 몇개로 훨씬 빠른 스피드로 생산성뿐만 아니라 더 복잡한 일들을 더욱 완벽하고 한 수준 높은 비즈니스를 이끌어 낼 수 있다. 예를 들어 오늘 소개하는 4개의 어플리케이션 중 하나인 TextExpander의 Stats에서 여태까지 TextExpander를 사용하며 아낄 수 있었던 시간은 89,000시간이다. 물론 이 수치가 과장된 것임에는 틀림없지만 시간을 굉장히 아꼈다는 것은 분명 사실이다. 시간을 아끼며 능률적인 업무를 할 수 있기위한 어플리케이션을 아래와 같이 소개한다.

 

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이 포스팅 기점으로 한 현재까지 TextExpander를 통해 아낄 수 있었던 시간 (89,478시간=3728일 = 10년)

1. TextExpander (텍스트익스팬더)

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주요 기능: 텍스트 매크로, 템플릿
가격 : Free Trial / 매월 3.33USD
사용환경 : Mac, Windows, iOS
홈페이지 : https://smilesoftware.com/textexpander

TextExpander는 미국의 샌프란시스코에 위치한 SmileSoftware에서 만든 어플리케이션으로 TextExpander와 PDF를 수정및 고차원으로 사용할 수 있는 툴인 PDFPenPro를 발매한 회사로 꾀 오랜기간동안 TextExpander의 버젼업와 함께 유명해진 회사이다. TextExpander는 이미 Harsest의 3번째 리포트였던 Top 5 Email Applications (링크 : PDF 화일 다운로드)에서 이미 소개한 바 있는 어플리케이션으로 개인적으로는 TextExpander없는 컴퓨팅은 정말 상상하기 힘들정도로 너무 익숙해져버린 어플리케이션으로 자주 쓰는 내용들을 단축키로 만들어 놓고 사용하거나, 반복적으로 메일을 보내는 경우 기본 템플릿을 만든 후 이름및 다르게 내용을 넣어야 하는 부분을 커스텀화할 수 있는 시간 단축 할 수 있는 중요 툴로서, 예를 들어 본인 이메일 주소가 yourname@yournameisnotmynamethateasyhuh.com 이라고 한다면 이 긴 이메일 주소를 스스로 단축키를 만들 수 있다. “email;”, “yourname@” 등으로 단축을 한 후 사용할 수 있다. 실제적으로 현재 개인적으로 이메일을 할 경우 사용하고 있는 템플릿의 구조는 아래와 같다.

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위의 이미지는 Harsest에서 클라이언트들의 이해를 돕기 위한 온라인 세일즈 스트림을 만든 자료로, 왼쪽부분의 Fair-qlfw, Web-qlww, SNS-qlsw가 TextExpander를 사용하고 있는 부분으로, 앞에 ql이라는 단축어는 한국어나 영어에서 ql로 시작하는 단어가 없어 다른 타이핑 작업에 방해를 안받고 Template을 불러일으킬 수 있는 두 글자를 조합하였고, 그다음의 글자들 즉, fw, ww, sw의 의미는 F는 fair에서 만난 사람들에게 컨택하기 위한 템플릿 이메일을 의미하고, W는 web에서 찾은 잠재 고객에게 보내는 이메일 템플릿, 그리고 S는 social media에서 브랜드를 활로우하고 있는 업체들에게 이메일을 보내기 위한 메일 템플릿이다. 마지막 W는 World의 축약어로 Agent가 없는 국가의 업체및 사람들에게 보내기 위한 구분을 하였다. 즉, Fair이후 많은 사람들을 만나고 활로우업을 하기 위해 많은 DM을 보내게 되는데 VIP들이라고 생각하는 업체들에게 보낼 이메일을 템플릿으로 만들어 사용하기 위해 qlfw라는 축약어로 만들었고, qlww는 웹 서핑하면서 브랜드가 판매될 수 있는 유효 샵들에게 이메일 주소를 따자마자 보낼 수 있는 이메일 템플릿을 만든 예이다. 또한 가장 많이 사용하고 있는 Trigger중 하나는 홈페이지 주소및 이메일 주소 그리고 집주소와 같이 빈번히 사용하고 있는 것들을 모두 축약하여 사용하고 있는데, 예를들어 haseok@ 으로 시작하는 이메일 주소가 이 포스팅을 쓰고 있는 시점에서 7개로 예를 들어 가입을 해야 되는 이메일 주소가 haseok@harsest.com이라고 한다면 haseok@h로 템플릿으로 만들고 haseok@h를 타이핑하면 바로 haseok@harsest.com 이 타이핑되게 만들어 놓았다. 활용할 수 있는 방법은 무궁무진하고 아래의 어플리케이션들과 조합을 하게 되면 확장성은 더 화려해진다.

2. BetterTouchTool (베러터치툴)

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주요 기능: 숏컷,매크로 생성 (키보드, 트랙패드,마우스,핸드폰 원격 조정)
가격 : 45일 무료 / 최소 구입 가격 약 5USD
사용환경 : Mac, iOS (유사 Windows 버젼은 여기서 체크 가능하십니다.)
홈페이지 : https://www.boastr.net

BetterTouchTool(이하 BTT)이 발매되었을때 정말로 이전버젼이었다고 말할 수 있었던 BetterTouchSnap의 오랜 빅 팬이자 열혈 사용자로서 큰 기쁨이 아닐 수 없었다. BetterTouchTool은 우선 독일 (매일 사용하고 있는 이메일 플러그인 MailButler도 독일에서 만들어졌다.)의 29살밖에 안된 Andreas라는 사람이 2000년대 후반부터 앺등을 만들어 왔는데 (현재는 풀타임으로 지멘스에서 리서치파트에서 근무하고 있다) 첫 성공작이었던 BetterSnapTool은 Mac에서 화면을 분할하거나 전체화면만들기 또는 모니터 두 개이상을 왔다갔다 할 수 있는 기능을 갖춘 어플리케이션이었는데 이 앺을 사용하면서 마우스 사용이 절대적으로 줄게 되었는데 여기 소개하는 BTT 는 BetterSnapTool의 기능에서 크게 업그레이드 된 버젼으로 특히나 눈여겨볼만한 기능이 바로 마우스와 트랙패드를 ctrl,fn,alt,cmd키등과 같이 조합하여 시퀀스를 만들 수 있는 매크로 기능이다. 예를들어, ctrl키와 마우스를 두 손가락으로 클릭하게 되면 Sleep모드로 바꾼다던지, fn키와 손가락 세개로 클릭시 Mail을 오픈하여 cmd+N을 누르는 시퀀스를 만들어 단번에 메일을 보낼 수 있는 창을 띄울 수 있다. 또한 아래에 소개할 Keyboard Maestro의 시퀀스에서의 타이밍 오차에서 오는 에러 또는 Quicksilver에서의 Trigger기능에서 시퀀스가 한정적인데 반해 BTT는 훨씬 더 정교한 Mac에서의 액션 트리거로서 강력한 툴이다. 마지막으로 iPhone과 사용하는 Mac이 같은 Wifi를 사용하고 있다면 iOS앺인 BTT Remote를 이용하여 원격 조정하거나 미리 만들어 놓은 숏컷을 사용할 수 있다.

3.Quicksilver (퀵실버)

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주요 기능: 론쳐(Launcher), 스팟라이트
가격 : 무료
사용환경 : Mac (유사 Windows버젼은 여기서 체크 가능하십니다.)
홈페이지 : https://qsapp.com/

Quicksilver는 거의 모든 Mac 필수 어플리케이션 랭크에서 Top에 항상 차지하는 앺 중 하나로, Alfred, LaunchBar,Butler와 같은 여러 아류 앺을 만들어낸 장본인으로 현재 Google에서 일하고 있는 Nicholas가 Blacktree라는 회사를 설립하며 만든 마우스,트랙패드 사용을 획기적으로 줄여줄 수 있는 론쳐, 트리거 메이커로 2000년대 중반 발표되어 현재에 이르고 있고 오픈소스화되었다. Quicksilver없는 Mac의 사용은 유치원생 수준의 컴퓨팅이라고도 말할 수 있을 정도로 정말 필수적인 앺으로 초보자도 쉽게 사용할 수 있는 앺으로 여러 플러그인등도 있어 확장성면에서도 뛰어나다. 다른 기능은 몰라도 Trigger를 커스텀할 수 있는 기능은 무조건 사용해야될 기능으로서 Alt또는 Ctrl의 키를 이용하여 Application들을 오픈 할 수 있는데,예를 들어 현재 세팅하여 사용하는 트리거들은 alt+M은 Mail, alt+C 는 Chrome, alt+E는 Excel등으로 사용하고 있으며, Calculator 플러그인을 사용하여 Quicksilver에서 간단한 계산을 할 수 있고 Large type으로 변경하여 수식의 계산의 결과는 큰 창으로 화면에 뜨게 할 수 있다. 또한 System쪽으로도 Sleep, Shutdown등도 컨트롤할 수 있으며 위에서 소개한 BTT와 아래에서 소개할 KeyboardMaestro와 같이 연계하여 마우스에서의 숏컷과 연계한다면 기능키+클릭(또는 탶)으로 컴퓨터를 바로 끄거나 Sleep mode를 실행할 수 있다.  컴퓨터 끄기를 예시로 시퀀스를 만들어보면 아래와 같다.

harsest-report-12-071.BTT에서 세손가락과 ctrl+alt클릭시, Quicksilver를 열면서 alt+2 를 클릭

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2. alt+2를 클릭하게 되면 KeyboardMaestro에서 저장해논 행동을 하게 되는데 shut를 0.5초간격으로 타이핑하며 Enter를 누루게 되어, 컴퓨터가 꺼지게된다.

4.Keyboard Maestro (키보드 마에스트로)

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주요 기능: 두 개 이상의 어플리케이션 시퀀스 메이커, 론쳐, 트리거
가격 : Free Trial / 36 USD
사용환경 : Mac (유사 Windows버젼: http://www.winautomation.com/)
홈페이지 : https://www.keyboardmaestro.com


오늘 소개한 앺들 중 가장 완벽한 끝판왕이라고 볼 수 있는 Keyboard Maestro는 BTT, Quicksilver, TextExpander를 사용할 시 가장 효율적으로 능률의 향상화와 시간의 큰 단축을 가져올 수 있는 툴로서 다른 앺에서는 없거나 사용이 제한적인 마우스의 포인터를 지정하거나 마우스 패턴및 키보드의 사용을 녹화하여 그것을 시퀀스로 만든다거나 두 다른 어플리케이션을 오고가며 반복작업을 한 번의 클릭으로 모든 일을 수행할 수 있다. 이 앺은 2013년 Macworld선정 베스트 앺으로 선정되기도 하였고 여러 앺 리뷰 사이트에서 Top에 여러번 선정된 유명 앺으로 2002년 첫 버젼이 나오고 2004년 Stairways Software가 인수하며 계속 버젼업을 하며 현재에 이르고 있는 앺으로 위에서 소개한 앺들과 중복되는 기능이 있지만 가장 디테일하고 또는 복잡하게 시퀀스를 만들어 낼 수 있는 앺으로 핵심적인 부분은 사용자가 어떤 태스크에 있어 단순 반복 작업을 직접 커스텀화하여 시간을 단축할 수 있는데 있는데, 예를들어 Word에서 한줄씩을 복사하여 Excel에 우측 정렬을 하고자 한다면 Ctrl+C, Ctrl+V를 통해 양 어플리케이션을 오고 가며 반복을 해야 한다면, 아래와 같은 시퀀스를 만들어 단축키로 한번에 정리할 수 있다.

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Alt+7 클릭시 어플리케이션의 이동및 복사, 붙여놓기 그리고 커서의 이동을 통한 시퀀스

또한 개인적으로 많이 사용하고 있는 패턴 중 하나가 마우스 포인터를 이용한 부분으로, Harsest의 리포트 또는 개인적으로 관심있는 기사들을 Harsest의 슬랙채널에 옮겨 넣어 주로 이동시 읽는 편인데 기사를 발견한 시점에서 읽을 수 없을때 기사 링크를 한번의 클릭으로 Slack으로 넣을 수 있는 예시는 아래와 같다.

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Keyboard Maestro와 위에 소개되었던 어플리케이션과의 조합을 정리하자면, BTT를 통한 마우스 또는 트랙패드 클릭등으로 Keyboard Maestro에서 만들어 놓은 트리거를 실행하며 그 안에서 TextExpander에서 만들어 놓은 템플릿을 불러 일으키고, Quicksilver에서 만들어 놓은 트리거를 불러 일으켜 Keyboard Maestro의 시퀀스를 줄이며 두 개 이상의 어플리케이션및 액션을 취할 수 있다. 다만 Keyboard Maestro의 경우에 있어 위의 예시 이미지에서 볼 수 있듯이 Pause부분은 시퀀스가 더 적절히 적용될 수 있도록 시간차를 준 내용으로 각 사용하는 컴퓨터의 사양마다 다르게 사용되어질 수 있다.

맺음글

오늘 소개한 어플리케이션의 목적은 시간의 단축과 능률적인 일을 하기위함이지만 여러개의 앺을 동시에 사용하다보면 숏컷을 외우는게 또다른 일이 될 수도 있고 일이 일을 만들 수 있어 아래의 이미지와 같이 한 눈에 알아보기 위해 MindMap화하여 정리하여 (이 역시 트리거를 Quicksilver로 만들어놔서 바로 오픈할 수 있게 한다.) 관리한다면 보다 더 완벽한 시간 아끼기를 할 수 있다.

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또한 소개된 4개의 어플리케이션의 기능은 주로 Harsest 업무에서 사용되는 내용 또는 개인적으로 많이 사용하는 기능들로만 추린 것으로 각각의 어플리케이션이 갖고 있는 기능과 확장성은 훨씬 더 많기에 직접 사용하면서 기능들을 사용 편의에 맞춰 커스텀할 수 있다.

마지막으로, 전세계의 비즈니스 흐름 중 한 가지 화두로 떠오르고 있는 것이 기업의 소규모화및 1인기업화인데 그 흐름 속의 가장 핵심은 IT기술에 있고, IT기술의 핵심내에는 이런 일의 단순화및 시간의 단축화를 돕는 어플리케이션들에 있음을 인지하고 본인 사용 패턴에 맞춰 커스텀화하면서 컴퓨팅을 한다면 더 많은 시간을 생산성에 있어서 큰 지렛대 역할을 할 수 있다.

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* 리포트는 하세스트 (www.harsest.com)에서 제공하는 리포트로서, 컨텐트를 복사, 수정, 호스팅, 스트리밍, 판매, 3자와 공유시 법에 의해 저촉을 받으실 있습니다.

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