하세스트 리포트 – Terms and Conditions (거래 조건서) 작성의 모든 것

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하세스트 리포트 – Terms and Conditions (거래 조건서) 작성의 모든 것

1. 거래 조건서

2. 거래 조건서에 들어갈 내용

해외 B2B 세일즈에 있어서 미니멈 오더 수량(MOQ, Minimum Order Quantity)및 페이먼트 조건등 리테일러와의 판매 조건을 규정하는 Conditions and Terms라고 불리는 거래 조건서는 오더를 받기 전 필수적으로 만들어져 있어서 혹시 있을지 모르는 분쟁을 피할 수 있고, 크게는 브랜드의 가치를 더욱 프로페셔널하게 보일 수 있게 만드는 반드시 있어야되는 자료로 이번 리포트에서는 거래 조건서에 들어가는 내용들과 거래 조건서 만들기 팁을 공유한다.

1.Terms and Conditions (거래 조건서)

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Terms and Conditions(이하 거래 조건서)는 해외 세일즈를 만들기 위한 가장 기본적인 자료로, 회사 소개서, Look book(룩북), Line Sheet(라인스트)와 같은Catalog(카탈로그)와 실제 오더를 위한 Order Form(오더 폼), Price List (프라이스 리스트)등의 자료와 함께 세일즈피치에 있어서 필수적으로 필요한 자료로 보통의 경우 오더 폼의 화일에 삽입을 하거나 따로 PDF화일로 만들어져 브랜드가 리테일러에게 전달하는 경우가 대부분이다.

대개의 경우는 싸인을 하지 않지만 MOQ (Minimum Order Quantity, 최소 오더 수량)가 크거나 거래 금액이 큰 경우는 싸인을 하는 경우도 있다. 대부분의 경우는 오더를 함과 동시에 거래 조건서에 동의한다는 문구 넣는다.

브랜드 입장에서는 리테일러가 주문하는 오더가 MOQ를 충족시키지 못하더라도 네고를 해줄 수 있어야하기에 거래 조건서는 어디까지나 스탠다드한 포맷이 되어야 하고, 어느정도 네고가 가능한 공간을 마련하여 작성하는 것이 중요하다.

또한 거래 조건서는 Terms 용어와 Conditions 조건등을 구분하기 위한 자료로서 바이어인 리테일러 입장에서 브랜드의 물건을 살때에 가장 필수적인 내용들이 들어가야 하고 각 브랜드마다 어느정도 상이한 거래 조건서를 가지고 있지만 패션 비즈니스에서 일반적으로 거래 조건서에 들어가는 내용들은 아래와 같다.

ㄱ. 오더 주문 방법

ㄴ. MOQ

ㄷ. 결제 (Payment)

ㄹ. 배송 (Delivery)

ㅁ. 반품 (Return policy)

ㅂ. 오더 취소 (Cacellation)

ㅅ. 세금 (Customs)

ㅇ. 가격 메기기 (Pricing)

ㅈ. 유통 채널 (Distribution Channels)

ㅊ. 불가항력 (Force Majeure)

거래 조건서는 위에서 나열한 필수적으로 들어가야 하는 요소들이 오더를 하는 순간부터 리테일러가 물건을 받은 후까지를 규정하는 것들이 주요 내용이기에 Trading Terms 또는 Retailing Conditions라고도 불린다. 이 각각의 필수적인 요소를 하나씩 자세하게 알아보면 아래와 같다.

2.거래 조건서에 들어가야할 내용

. 오더 주문 방법

가장 기본적인 내용으로 리테일러에서 오더를 어떻게 하고 브랜드 입장에서는 리테일러가 보내 온 오더를 어떻게 Confirmation(확인)을 해주느냐에 대한 내용이 들어가는 내용으로 가장 일반적으로 오더는 전화, 이메일 또는 온라인 B2B사이트, 팩스등을 통해서 규정된 데드라인안에 오더를 해야하며, 브랜드에서는 오더를 받은 후 지정된 기간 (보통의 경우 30일) 내에 오더를 컨펌 해줌으로서 주문한 오더가 실제적으로 배송을 할 수 있다라는 내용이 들어간다. 브랜드가 오더 컨퍼메이션을 리테일러에게 보낼때는 이메일로 PI(Proforma Invoice, 견적 송장) 라는 이름 또는 Order Confirmation이라는 이름으로 PDF화일을 보내며 화일안에는 주문한 오더에서 실제적으로 배송가능한 아이템을 리스트화하고 결제 금액을 첨부하여 보낸다. 30일간의 오더 컨퍼메이션 확인 기간을 갖는 가장 큰 이유는 예를 들어 Pre-order 시즌의 아이템을 선보인 후 국내를 포함한 전세계에서 오더를 다 받고, 실제로 아이템을 제작하는 합산한 생산 오더, 즉 제조 업체에 전달해야 하는 오더를 만드는 기간이 여유롭게 30일 정도 걸리기 때문이고, 합산된 오더장을 만들었을때 최소 제작 수량에 못미치는 아이템들이 나올 수 있고, 어쩔 수 없이 Drop(생산 취소)해야 하는 경우도 있을 수 있다.

TIP :

생산으로 갈 수 없는 아이템이 발생시, 오더 컨퍼메이션을 보내는 이메일에서 Note를 만들어 아이템이 캔슬되었으니 이와 유사한 아이템을 소개하거나 색깔이 다른 동일 스타일을 추천하여 최초로 오더한 오더장에서의 볼륨에서 크게 줄어들지 않게 할 수 있다.

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오더 컨퍼메이션 예시 (출처 : 구글)

. MOQ (최소 주문 수량)

어떻게 보면 거래 조건서에서 가장 중요한 부분으로 브랜드가 리테일러에게 오더를 받을때 최소한 이 정도는 오더해야 리테일러에게 팔 수 있음을 명시하는 부분으로 보통의 경우는 피스(Piece, PC)로 하거나 오더의 전체 금액으로 하는 경우가 가장 일반적이다. 브랜드의 규모및 인지도에 따라 다르지만 신생 브랜드의 경우는 대개 50 PC에서 100PC사이 그리고 오더 합산 금액3000 USD정도이지만 이건 브랜드의 세일즈 전략과 맞물리는 내용이기에 이건 전적으로 브랜드 스스로가 결정할 수 있는 내용으로 신생 브랜드의 경우에 있어서는 해외 리테일러를 빨리 늘려야 한다면 MOQ를 낮게하여 리테일러가 주문을 쉽게 할 수 있게 하며, 규모가 있는 브랜드라면 프로페셔널한 리테일러들만에게 팔고자 한다면 MOQ를 올릴 수 있다. 리테일러 입장에서 돈을 투자를 하면 할수록 그만큼 더 세일즈에 신경을 쓸 수 있기에 신생 브랜드에서 성장하는 브랜드가 되어가는 경우라고 하면 매시즌 MOQ를 조금씩 올리면서 더욱 큰 서포트를 해줄 수 있는 리테일러를 만날 수 있다.

TIP :

많은 신생 브랜드가 리테일러를 늘리기 위해 MOQ가 없다고 얘기하는 경우가 있는데, MOQ가 없는 브랜드는 리테일러 입장에서는 자신감 결여 또는 잘 안팔리는 브랜드라는 이미지를 줄 수 있기에, 네고를 하여 실제적으로 MOQ 없이 물건을 팔더라도 거래 조건서에서는 무조건 MOQ 가 들어가 있어야 한다. 또한 MOQ에 도달하지 못한 오더를 한 리테일러에게 다른 리테일러들에게는 비밀 유지를 할 수 있도록 당부하거나 NDA (Non-Disclosure Agreement, 비밀 유지 각서)를 써서 MOQ없이 오더를 했다는 내용이 비밀로 붙여지도록 한다. 또한 절대적으로 MOQ가 없다는 이야기를 브랜드에서 해서는 안되고, 리테일러가 보내온 오더장에서 “우리는 원래 MOQ가 100PCs여서 원칙상 오더를 받을 수는 없지만, 첫 거래이기에 오더를 받을 수 있지만 다음 시즌 부터는 반드시 MOQ를 지켜달라” 라는 이야기를 확실히 해야 한다. 그렇지 않고서는 매 시즌 적은 수량의 오더로 머물러 브랜드 성장에 저해 요소가 될 수 있다. 경험상 예외적으로 MOQ가 없다고 이야기할 수 있는 경우는 신생 브랜드가 첫 페어에 나가 페어장에서 직접 오더를 받는 경우로, 현장에서 오더를 받을 때는 MOQ없이 판매하는 것이 딜 브레이커 (Deal Breaker)역할을 할 수 있다.  


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비밀 유지 각서 예시

. 결제 (Payment)

리테일러가 오더한 대금을 결제하는 것에 관련된 내용이 들어가는 부분으로 대금 결제 수단과 대금 결제 방법이 나오는데, 결제 수단으로는 크게 은행 송금 (Wire-tranfer), 신용 카드(Credit Card), Paypal이 주로 명시 되며, 신용 카드와 Paypal사용시 수수료 (Service Charge)가 3%가 더 추가될 수 있다는 내용이 들어가야한다. 수수료는 3%가 기본이며 브랜드에 따라 5%까지 올리는 경우도 있고 3% 이상대로 올림으로서 은행송금으로 페이할 수 있도록 유도할 수 있다. 대금 결제 방법으로는 여러가지 경우가 있지만 가장 일반적인 경우는 아래와 같다.

  • 30% on order confirmation, 70% before delivery : 가장 일반적인 방법이고 브랜드 입장에서는 가장 안전한 방법. 오더 컨퍼메이션을 받은 리테일러가 오더 총 금액의 30%를 오더 컨퍼메이션을 전달 받은 후1-2주내에 송금하고, 나머지는 브랜드가 배송 전 나머지 금액을 입금하는 경우.
  • 50% before delivery, 50% after delivery : 신뢰가 쌓인 리테일러와 할 수 있는 조건. 배송 전 50%를 결제 받고, 배송 후 30일 정도 후에 나머지 50%를 결제 받는 방법으로 몇 시즌 이상 같이 일한 리테일러 또는 꼭 들어가야만 한다고 생각하는 리테일러와 할 수 있는 결제 방법.
  • 30 days net : 30일간의 크레딧을 주는 경우로, 물건 배송 완료 후 30일 결제를 받는 경우로 정말로 큰 리테일러들 또는 클리어런스 업체 (Clearance, 지난 시즌 아이템들 재고 처리)가 주로 하는 방법으로 유럽의 유명한 샵들은 최대 60 Days Net까지도 브랜드측으로 요청한다. 브랜드 입장에서는 일반적인 경우에 있어서는 절대 해서는 안되는 방법.
  • 위탁 판매 (Consignment) : 정말 큰 브랜드가 디스트리뷰터와 같이 일을 하는 경우가 아니라면 심각하게 고려해봐야 하는 방법. 특히 한국과 FTA체결이 안된 국가의 경우는 물건이 배송국에 들어가면서 배송비와 함께 관세가 붙어 물건이 재고로 묶여 버리면 차후에 다시 본국으로 보낼때에도 여러가지 복잡한 절차가 있기에 어려운 방법. 브랜드 입장에서 새로운 개척 시장에서 브랜드 푸쉬로 이 방법을 사용해야만 하는 경우는 50PC나 100PC 정도로 낮게 묶고, 매달 결제를 받아 리스크를 줄이며 유통 채널을 만들어 나갈 수는 있다.

TIP :

새로 해외 마켓을 개척하려는 브랜드는 우선 거래 조건서에서는 30% on order confirmation, 70% before delivery로 설정하고 오더 볼륨이 크지 않지만 실제로 오더를 고민하고 있는 리테일러 또는 꼭 들어가야할 샵에는 가볍게30%가 안되는 , 즉 예를 들어200 USD정도로 정해진 금액으로 오더 확인 금액 (Security Deposit)을 요청하여 오더 컨펌을 줌으로서 오더를 늘릴 수 있는 방법이 있다. 특히 생산량이 많고 이미 도메스틱 마켓에서 안정화된 브랜드라고 하면 받은 오더가 캔슬되더라도 물량을 처리할 수 있는 채널이 있다면 이 방법을 적극 활용할 수 있다.

. 배송 (Delivery)

배송 부분에서는 크게FOB, Ex-Work, CIF, DDP, FCA 로 구분을 하여주고, 일반적으로 리테일러가 직접 물건을 픽업하지 않는 경우는 브랜드에서 사용하고 있는 UPS, TNT, DHL등의 배송 업체를 사용하여 배달을 할 수 있고 측정된 배송료는 인보이스에 추가하여 리테일러가 페이함을 기술한다.

TIP :

브랜드 입장에서는 EX-Work가 가장 유리하여 EX-Work를 집어넣는게 대부분이며, 리테일러 입장에서는 FOB를 고수하는 경우가 많다. 배송 업체는 최대한 디스카운트를 많이 받을 수 있는 업체와의 계약을 미리해 놓는다면 배송료에서 백마진을 볼 수 있는 경우도 있을 수 있다.

 harsest-report-07-05무역 용어를 정리한 인포그래픽

 

. 반품 (Return Policy)

반품 관련 조항을 집어넣는 부분으로 보통 Pre-order로 전 시즌에서 보여줬던 아이템과 실제로 배달하는 아이템에 있어서 어느정도는 수정이 가해질 수 있음을 명시하며, 배송 후 오류가 있는 아이템들 또는 미배송 아이템들은 배송을 받은 후 10일내로 리포트를 한 경우에만 재배송 또는 크레딧 인보이스 (Credit Invoice)를 만들어 보내줄 수 있다고 명시한다.

TIP :

리테일러에게 염색이라던지 제작 과정에서 불량이 난 아이템들은 사진을 찍어서 보내달라고 요청하고, 그 사진을 통해서 제작 과정에서 차후에 같은 실수가 없도록 제작 업체에 전달할 수 있으며, 에러 난 아이템을 받은 리테일러에게는 그 불량 아이템을 50% 절가 판매하도록 한다던지 브랜드 가치를 생각해서는 아예 가위등으로 잘라버린 아이템의 사진을 요청하여 불량 아이템의 유통으로 인한 브랜드의 안좋은 이미지가 만들어지지 않도록 한다.

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크레딧 인보이스 예시

. 오더 취소 (Cancellation)

오더 취소 부분에서는 오더를 취소할 수 있는 기간을 주고, 오더 컨퍼메이션 이후의 오더 캔슬에 대한 내용을 넣는 부분으로, 우선 오더를 브랜드측으로 전달 후 오더 컨퍼메이션이 이뤄지기 전 한달 내에는 캔슬하는 것은 아무런 조건없이 취소할 수 있는게 일반적이다. 오더 컨퍼메이션 이후의 캔슬은 보통의 경우 30%의 페널티를 부과하여 실제 제작에 들어가는 실제 제작 비용을 커버할 수 있어야 한다. 위의 ㄷ.결제 부분에서의 30% on order confirmation을 택한 경우라면 리테일러가 오더 컨퍼메이션 이후 캔슬을 한다고 하면 결제 받은 30%를 페널티로 받을 수 있기에 위에서 언급한 바와 같이 30% on order confirmation이 브랜드 입장에서는 가장 안전하다.

TIP :

오더 취소시 꼭 이유를 물어보고 스터디 할 수 있는 기회가 되어야한다. 오더를 캔슬한 리테일러와도 항상 커뮤니케이션은 좋게 마무리하여 차후에 열릴 수 있는 기회를 만드는 것 또한 중요하다.

. 세금 (Customs)

한국과 FTA가 체결된 국가는 크게 문제 없는 부분일 수 있지만 아이템이 배송되어 그 국가에 들어갈때 관세가 붙는 경우가 많은데 이 관세및 여타 세금 부분에서는 전적으로 리테일러가 세금 부분을 처리하는 것으로 명시하여 있을 수 있는 오해를 없앤다.

TIP :

예를 들어 터키에 물건이 수출될때 필요한 A-Tr서류하던지 사우디 아라비아의 CAP 등의 서류에 필요한 내용들에 있어서는 한국내에서 서류를 만드는데 비용이 드는 경우가 있는데 이런 경우 역시 이 세금 부분에 명시하여 인보이스상에 금액이 부과될 수 있음을 명시한다.

. 가격 메기기 (Pricing)

이 부분은 리테일러가 브랜드의 권장 소비자 가격 (RRP : Recommended Retail Price, SRP : Suggested Retail Price)을 지키고 다른 리테일러와의 공평한 경쟁을 위해 세일 기간을 정해서 넣거나 시즈 세일 이전의 특별한 경우에 있어서의 세일시 브랜드측에게 알려야 함을 명시하는 부분이다.

TIP :

가격의 경우는 리테일러 입장에서 가격을 올려서 판매하여 주는 게 낮춰서 판매하는 것 보다는 브랜드에게 도움이된다. 브랜드가 B2C 페이지가 있는 경우 리테일러에게 모두 배송이 끝나면 상품을 업데이트하여 리테일러의 비즈니스에 방해 요소를 없애고 리테일러에게 제시한 권장 소비자 가격으로 업데이트하여 다른 리테일러들의 가격차를 간접적으로 컨트롤한다. B2C페이지가 없는 경우 배송이 끝난 후 배송 받은 리테일러들이 업데이트한 가격이 권장 소비자가보다 낮거나 30% 이상 가격이 오른 경우는 직접 리테일러에게 연락하여가격을 조정한다. 신생 브랜드의 경우는 도매가만을 공개하여 리테일러가 스스로 권장 소비자가를 정할 수 있도록 함으로서 각 마켓에 맞는 리테일러가 취급하고 있는 브랜드들과 맞춰 스스로 프라이싱 할 수 있도록 할 수도 있다. 보통 이런 경우는 도매가에서 2.3배에서 3배 사이로 제안을 함으로서 너무 큰 가격차가 안나도록 한다.

. 유통 채널 (Distribution Channels)

유통 채널 부분은 리테일러가 퀄리티 낮은 채널 또는 Ebay, Amazon, Taobao와 같은 오픈마켓에서의 판매를 금지하여 브랜드 이미지가 손상되는 일이 없도록 하며, 리테일러가 다른 리테일러에게 판매하는 리셀링 (Reselling)을 금지하여 그레이 마켓(Grey market)이 생성되는 것을 막을 수 있도록 한다. 이런 조항이 없다면 해외에서 리테일러를 셋업한 후 도매가로 물건을 구매하여 한국에 역수입하여 권장가보다 10% 에서 20% 정도 싸게 팔 수 있게 되어 브랜드가 이미 구축해놓은 유통 채널에서의 판매가 저조해질 수도 있다.

. 불가항력 (Force Majeure)

일반 계약서에 들어가는 내용으로 전쟁, 천재지변, 테러, 파업등으로 인한 브랜드 입장에서는 실제적으로 커버할 수 없는 일들은 브랜드 입장에서 책임을 저줄 수 없다는 내용이 들어가 혹시라도 있을 수 있는 오더 배송 지연과 같은 책임에서 벗어날 수 있다.

맺음글 :

세일즈의 기본 자료로서 필요한 거래 조건서에 대해서 가장 필수적인 부분을 알아보았다. 위에서 언급한 내용이외에 앞서 언급한 대로 오더를 통해 자동으로 거래 조건서에 합의한다는 내용과 문제 발생시 완만히 해결 할 수 있도록 양사가 최선을 다하고 법적 분쟁이 있을 시 브랜드가 위치한 국가의 어느 관할 법정에서 조율한다는 내용이 들어가면 완벽한 거래 조건서가 될 수 있다.

위와 같은 요소들을 바탕으로 브랜드에게 최적화된 거래 조건서를 만들어 보다 더 클리어한 거래 관계를 만들 수 있게하며, 좀 더 프로페셔널 한 비즈니스를 할 수 있도록 한다. 계약서나 이와 같은 조건서는 쉽게 얘기하면 단지 페이퍼라고 밖에 얘기 할 수 있는 경우도 있지만 서로 안전을 보장할 수 있는 기초적인 내용이기에 반드시 계약 거래시 필요하며 100% 거래 조건서를 따르면 좋겠지만 경우에 따라서 유동적인 자세로 리테일러와 커뮤니케이션을 이어나간다면 더 큰 비즈니스 세계로 들어갈 수 있는 기회가 마련될 수 있다.

영국계 캐나다인이었던 시인이자 작가인 로버트 서비스가 “약속을 한 것은 지불해야 할 빚”이라고 말할 정도로 약속을 함에 있어서의 중요함을 강조하였고, 비즈니스에 있어서 계약서, 거래 조건서도 마찬가지로 상대방과의 약속이 바탕이 되는 것이기에 그만큼 신중하고 투명한 신뢰관계를 만들기 위한 명확하고 클리어한 언어로 파트너업체와의 좋은 관계를 유지할 수 있도록해야 한다.

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